DFI

Økonomiske rutiner

Økonomiske rutiner

RUTINER FOR BILAGSBEHANDLING I DFI

 

REGNSKAPSBILAG

Innlevering av regnskapsbilag til fastsatte tider bestemt av DFI Hovedstyret.

Oversikt over innleveringsfrister kommer fra HS.

 

BILAG GENERELT

Det er et krav at alle bilag er originale.

Alle refusjoner av kostnader som trenere, lagledere og andre har lagt ut skal dokumenteres med vedlagt originalbilag.

 

REFERATER

Kopi av alle referater fra de enkelte gruppenes styremøter sendes DFI-kontoret.

Alle referatsaker nummereres fortløpende gjennom året.

Eksempel nummerering styremøter:

  • DFI Håndball styremøte nr 1/15
  • DFI Håndball styremøte nr 2/15
  • Osv…..

 

Eksempel nummerering saker:

  • Sak 1/15
  • Sak 2/15
  • Sak 3/15
  • Osv…….

Sakene nummereres fortløpende gjennom hele året (i styremøte nr 2 vil første sak f eks være Sak 12/15).

 

LAGSLISTER

Det er viktig at hver gruppe har en ansvarlig for treningsavgifter. DFI-kontoret sørger for å sende ut treningsavgifter etter avtale med gruppene.

Oversikt over registrerte medlemmer på det enkelte (gjelder lagidrettene) lag ligger på www.dfi.no

Det krever i innlogging av ansvarlig på laget for å få tilgang til denne oversikten.

 

 

INNTEKTER

KAFETERIA/KIOSKSALG

Dokumentasjon som skal være bilag til kafeteriasalget skal inneholde dato, salgsoppgjør og signatur fra 2 som er ansvarlig for dette oppgjøret. Oppgjørsskjema fås på DFI-kontoret og oppgjøret skal leveres samme sted.

 

LODDSALG

Dokumentasjon som skal være bilag til loddsalget skal inneholde dato, hvilket arrangement, lodd solgt fra nr. -til nr., antall solgte lodd til hvilken pris. Oppgjøret signeres av 2 ansvarlige personer. Oppgjørsskjema fås på DFI-kontoret og oppgjøret leveres samme sted.

 

BILLETTSALG

Dokumentasjon som skal være bilag til billettsalget skal inneholde dato, hvilket arrangement, billetter solgt fra nr. -til nr., antall solgte billetter til hvilken pris. Oppgjøret signeres av 2 ansvarlige personer. Oppgjørsskjema fås på DFI-kontoret og oppgjøret leveres samme sted.

 

DELTAKERAVGIFT/TRENINGSAVGIFT

Skal dokumenteres med navneliste og hva hver enkelt har betalt. Dette skal da stemme med sluttoppgjøret. Oppgjøret signeres av 2 ansvarlige personer.

 

GENERELT

For alle inntektsbringende tiltak skal det lages en økonomisk dokumentasjon/oversikt over inntekter og kostnader, som skal være bilag i regnskapet. Oppgjøret signeres av 2 ansvarlige personer.

 

NB!! I henhold til regnskapsloven er det ikke lov å sette inn kontantoppgjør fra dugnad, kakelotteri, kiosksalg osv. på egen privat konto. Slike oppgjør leveres inn på DFI-kontoret.

 

 

UTGIFTER

FAKTURA

Alle fakturaer skal attesteres av ansvarlig person. Følgende rutine skal følges:

  1. DFI-kontoret mottar faktura fra leverandør.
  2. Faktura legges i posthylle til respektive grupper på tilsynsvaktkontoret i Frognhallen.
  3. Faktura attesteres av 2 personer og konteres (se pkt. vedr. kontering) av gruppenes ansvarlige og legges i posthylle til DFI-kontoret samme sted.
  4. DFI-kontoret betaler faktura på forfall dersom det er attestert innen forfall.

 

KONTERING

Alle bilag skal konteres i henhold til kontoplanen i resultatregnskapet til den enkelte gruppe. Kontering gjøres av gruppene selv.

 

NB!! Det er viktig at de som har attestasjonsrett i gruppene er innom sin posthylle i Frognhallen minimum 1 gang pr uke.

 

KJØREGODTGJØRELSE / LØNN

Kjøregodtgjørelse/lønn som skal utbetales krever en utfylt kjøreliste/timeliste (fås på DFI-kontoret) som er signert av den som skal ha kjøregodtgjørelse/lønn og attestert av bemyndiget person før den utbetales.

Hvis det kreves passasjertillegg, må passasjerene oppgis med navn.

Frakt utbetales ikke.

PS. Kjørelister som ikke er signert vil i et bokettersyn bli behandlet som lønn.

Attesterte lister må være innlevert på DFI-kontoret senest 1. i hver måned.

Bankbilaget for utbetalingen blir lagt i gruppens hylle for signering av 2 i styret. Utbetaling blir gjort den 15. i hver måned.

 

DOMMEREGNINGER

Ved betaling til dommere for utført dømming er det nødvendig med en kvittering som viser hvilken kamp som er dømt, dato, dommerens fulle navn, beløp og dommerens signatur for mottak av pengene.

For de gruppene som ikke har slike dommerregninger er DFI-kontoret behjelpelig med dette.

Ved refusjon må originale dommerregninger innleveres

 

KREDITKJØP

Dersom dette er aktuelt – kontakt DFI-kontoret

 

TRENERAVTALER/UTØVERKONTRAKTER

Original av alle trener/utøverkontrakter skal innleveres DFI-kontoret. Alle avtaler skal være godkjent i gruppestyret og DFI Hovedstyret.

Alle trenere/tillitsvalgte som skal ha lønn, godtgjørelse må ha en treneravtale på plass før utbetaling.

Utbetalinger kan også dokumenters i skriftlige styrevedtak.

 

SAMARBEIDS/SPONSORAVTALER

Slike avtaler skal innleveres i original på DFI-kontoret.

 

SERVERING

Betaling for servering til møter, sosialt etc. skal dokumenteres med navn på deltagerne og i hvilken sammenheng serveringen har funnet sted.

 

REFUSJON AV UTLEGG

Kun originale bilag kan refunderes.

 

 

DFI-KONTORET

Ta kontakt med DFI-kontoret på E-post dfi@dfi.no eller ved å ringe 64 90 51 90.

Spør dersom noe er uklart eller dere lurer på noe – DFI-kontoret er der for dere.

 

 

Med vennlig hilsen

DFI-kontoret

Drøbak-Frogn IL
Frognhallen, Belsjøveien 2, Postboks 136, 1441 Drøbak
Tlf: 64905190
E-post: 
dfi@dfi.no

- Idrettsglede for alle -

©2017 Spoortz AS (tidligere 123klubb) leverer totalverktøy for effektiv klubbdrift